A 2025. február 18-án elhangzott szakmai előadásokból lejegyezte: Laczkó Rita
Előadók:
Medveczky Iván, az Európai Uniós Ügyek Minisztériumának főosztályvezetője és
Laczkó Rita, osztályveztő – Belügyminisztérium Nemzetközi Főosztály, a Magyar Protokollosok Országos Egyesületének Elnöke
A nemzetközi diplomácia nemcsak tárgyalásokról és politikai döntésekről szól, hanem az azokhoz kapcsolódó logisztikai és szervezési kihívásokról is. Egy európai uniós elnökségi időszak alatt az adott ország feladata, hogy fél éven keresztül gördülékenyen bonyolítsa le az uniós eseményeket, biztosítsa a megfelelő helyszíneket, gondoskodjon a delegációk kényelméről, valamint kezelje a sajtó és a közvélemény figyelmét.
A nagyszabású diplomáciai események szervezése hatalmas kihívást jelent, amely során a precizitás, a stratégiai gondolkodás és a rugalmasság elengedhetetlen. A 2024 év II. félévében lezajlott elnökségi eseménysorozat tanulságai jól mutatják, hogy a sikeres lebonyolítás milyen komplex szervezési feladatokat igényel.
A helyszínválasztás és a logisztika kulcsszerepe
A felkészülés során a szervezés egyik legfontosabb eleme a megfelelő helyszínek kiválasztása volt. Budapest kapott központi szerepet, hiszen az előző, 2011-es elnökséggel ellentétben, amikor Gödöllő volt a fő helyszín, most a cél az volt, hogy az események a fővárosban koncentrálódjanak. Így a külföldi delegációk számára is lehetőség nyílt Budapest fejlődésének és kulturális értékeinek bemutatására.
A Várkert Bazár lett az események egyik központi helyszíne, amely tökéletesen alkalmas volt nagyobb létszámú találkozók és miniszteri szintű egyeztetések lebonyolítására. A döntés egyik fő szempontja az volt, hogy minél kevesebb helyszínen bonyolítsák le az eseményeket, ezzel csökkentve a résztvevők mozgatásából adódó nehézségeket.
Azonban a nagyobb eseményekhez egy másik helyszínt is ki kellett választani, amely elég tágas és jól megközelíthető. A Puskás Aréna a szervezők szerint ideálisnak bizonyult ilyen nagyszabású események számára. Bár sokan meglepődtek a stadionválasztáson, a döntés praktikus szempontokon alapult: a hatalmas befogadóképesség, a megfelelő infrastruktúra és a biztonsági szempontok mind indokolták ezt a helyszínt. Az aréna mérete lehetővé tette, hogy minden szükséges funkció egy fedél alatt kapjon helyet: plenáris üléstermek, sajtóközpont, bilaterális tárgyalóhelyiségek és vendéglátóterek. A helyszín választásánál fontos szempont volt az is, hogy könnyen biztosítható legyen a résztvevők mozgása. A delegációk számára fenntartott parkolók, a jól szervezett beléptetési rendszer és a megfelelő technikai infrastruktúra mind hozzájárult a gördülékeny lebonyolításhoz.
Protokoll és diplomácia – a részletek jelentősége, avagy a projektmenedzsment kihívásai
Egy ilyen méretű eseménysorozat megszervezése rendkívül összetett feladat. Összesen 176 hivatalos eseményt kellett lebonyolítani, amelyek között voltak informális miniszteri találkozók, csúcstalálkozók, valamint szakértői konferenciák. Az előkészítési időszak hosszú hónapokat vett igénybe, és komoly logisztikai koordinációt igényelt.
A szervezők számára az egyik legnagyobb kihívás a város zsúfoltsága volt. Budapest turisztikai vonzereje miatt a szállodai kapacitások korlátozottak voltak, és a város infrastruktúrájának terhelése is jelentősnek bizonyult. Ezért kiemelten fontos volt az események időzítése és a közlekedési útvonalak előzetes megtervezése.
A programok ütemezése során figyelembe kellett venni a városi közlekedési helyzetet, a szálláskapacitásokat és a nemzetközi események ütközéseit, például a Forma–1 Magyar Nagydíj hétvégéjén szinte lehetetlen volt szálláshelyeket biztosítani a delegációk számára, ezért az érintett eseményeket előrébb kellett hozni.
Egy ilyen rendezvénysorozat során a protokolláris szabályok betartása alapvető fontosságú. A delegációk érkezésétől kezdve az ültetési rend kialakításán át a hivatalos fotózásokig minden apró részletnek pontosan meg kellett felelnie a diplomáciai elvárásoknak.
A szervezőknek tehát gondoskodniuk kellett arról, hogy minden delegáció megfelelő fogadtatásban részesüljön, a miniszterek és államfők számára biztosított VIP-szolgáltatások pedig zökkenőmentesen működjenek.
Az egyik legfontosabb tanulság az volt, hogy a résztvevők szintjének megfelelő szolgáltatásokat kell biztosítani, ezért például külön kategóriákat alakítottak ki a magas rangú vendégek és a szakértői delegációk számára, hogy a rendezvények gördülékenyen zajlhassanak.
Egyedi megoldások és tanulságok
A szervezők számos innovatív megoldást alkalmaztak a gördülékeny lebonyolítás érdekében. Az egyik ilyen volt a „munkaebéd” koncepciója: az ülés közben felszolgált ebéd lehetővé tette, hogy az események ne húzódjanak el feleslegesen, és a résztvevők gyorsan visszatérhessenek a tárgyalásokhoz.
A repülőtéri érkezések megszervezése is különös figyelmet igényelt. Mivel egy-egy kiemelt eseményre egyszerre több különgép is érkezhetett, a szervezők úgy időzítették az események kezdetét, hogy a delegációk egy része már az előző este megérkezzen, így elkerülve a reptéri torlódásokat.
A szervezők szerint az egyik legnagyobb eredmény az volt, hogy Budapest méltó módon mutathatta meg magát a nemzetközi közönség előtt, miközben a város mindennapi élete is a lehető legkevésbé sérült az események miatt.
Az eseménysorozat szervezése rengeteg tapasztalattal gazdagította a résztvevőket, hiszen rendkívüli kihívásokat tartogatott számunkra, de a megfelelő előkészítés és csapatmunka végül sikerre vezetett. Egyértelművé vált, hogy a siker egyik kulcsa a részletes előkészítés és a felmerülő kihívásokhoz való folyamatos alkalmazkodás. A logisztika, a protokoll és a rendezvénymenedzsment szoros együttműködése elengedhetetlen egy ilyen volumenű eseménysorozat esetében. Az elnökségi időszak alatt szerzett tapasztalatok nemcsak a diplomáciai események szervezésében hasznosíthatók, hanem bármilyen nagyszabású rendezvény lebonyolításánál is alkalmazhatók.
A kulcs tehát a részletekre való odafigyelés, a hatékony menedzsment és a gyors problémamegoldás – hiszen a diplomáciában, ahogyan az élet más területein is, a siker a jó szervezésen is múlik.
