Az év végi ünnepi, karácsonyi időszak a diplomáciában is különleges alkalom, amely számos protokolláris feladatot és szervezési tevékenységet igényel. Egy protokollos szerepe kulcsfontosságú ezeknek az eseményeknek a gördülékeny lebonyolításában és a diplomáciai normák betartásában.
A diplomáciai feladatok az év végén különös figyelmet igényelnek, ez kiemelt időszakként jelentkezik a külképviseletek, nagykövetségek, minisztériumok és egyéb diplomáciai szervezetek számára.
Az alábbiakban összefoglaljuk, hogy milyen konkrét feladatai lehetnek egy protokollosnak a karácsonyi szokások kapcsán, melyek természetesen intézményenként változhatnak.
1. Üdvözlőlapok küldése
- Az év végén a diplomáciai képviseletek és minisztériumok gyakran küldenek üdvözlő üzeneteket vagy képeslapokat más országok vezetőinek, diplomáciai partnereiknek. Ez lehetőséget ad a kétoldalú kapcsolatok és a kialakított együttműködések erősítésére, mivel a jókívánságok kifejezésével üzenetet közvetítünk a barátságos viszonyról és az együttműködési szándékról.
- Az ilyen üdvözletek gyakran formálisak, ugyanakkor személyes érintkezést és figyelmességet is kifejeznek. Szövegezésük mindig tiszteletteljes, formális hangvételű, általában angol nyelvű. A szövegben a karácsonyi ünnepek és az újévre vonatkozó jókívánságok jelennek meg.
- A protokollos feladata az üdvözlőlapok elkészítésének és kiküldésének koordinálása, beleértve a címzettek listájának összeállítását és ellenőrzését. Az időzítés nagyon fontos, hogy az üdvözlet időben megérkezzen és az ünnepek alatt ne veszítsen a jelentőségéből.
- Gondoskodnia kell arról, hogy az üdvözlőlapok tartalma és stílusa illeszkedjen az intézmény arculatához és a diplomáciai szokásokhoz. Diplomáciai környezetben a képeslapok dizájnja gyakran egyszerű és elegáns, kerüli a túlzott díszítést. A cél a hivatalos és tiszteletteljes megjelenés, miközben a karácsonyi hangulat is kifejezésre jut.
- Különös figyelemmel kell lenni a vallásbeli eltérésekre és a kulturális sajátosságokra, ezért előfordul, hogy egyes országok diplomáciai vezetőinek csak Season’s Greeting / általános újévi üdvözletet küldenek.
- A „Season’s Greetings” az év végi időszak egyik leggyakrabban használt, semleges és udvarias kifejezése, amely az ünnepek alatti jókívánságokat fejezi ki. Diplomáciai környezetben, valamint a vállalati szférában is gyakran alkalmazzák, mert univerzálisan elfogadott és mindenféle kulturális vagy vallási hovatartozásra megfelel.
- A képeslapok küldése során ügyelni kell arra, hogy azok esetleges politikai vagy vallási érzékenységet ne sértsenek.
- A vezetők részére érkező üdvözlőlapokat nyilvántartásba kell venni és figyelni kell arra, hogy viszonozza a gesztust.
- Napjainkban már gyakran a minisztériumok is elektronikus képeslapokat küldenek partnereiknek.
A karácsonyi képeslapok küldése a diplomáciában nem csupán udvariassági gesztus, hanem a diplomáciai kapcsolatok ápolásának és a kölcsönös tisztelet kifejezésének egyik eszköze. A megfelelő időzítés, a formális üdvözletek, valamint a kulturális érzékenység mind-mind fontos szempont ahhoz, hogy az üdvözlés sikeresen erősítse a két ország közötti diplomáciai kapcsolatokat.
2. Karácsonyi / évzáró fogadások szervezése
- Az év végi intézményi, céges vagy egyéb hivatalos rendezvények, ünnepségek megszervezése, mint például a karácsonyi vacsorák, bankettek és fogadások, szintén a protokollosok feladatai közé tartoznak.
- Ezek az események kiváló alkalmat teremtenek a munkatársak és a vezetőség közötti kapcsolatok erősítésére, az év eredményeinek megünneplésére.
- Az ilyen események gyakran egyfajta köszönetnyilvánításként szolgálnak a munkatársak számára, és lehetőséget adnak a kollégák közötti informális kapcsolatok kialakítására.
- A protokollosok elsődleges feladata a fogadások időpontjának, helyszínének és vendéglistájának megtervezése, a dress code meghatározása, valamint a meghívók előkészítése és a meghívottaknak történő elküldése.
- Ezt követi az esemény részleteinek koordinálása, mint például az ünnepi menü, az alkalomhoz illő dekoráció és az ültetési rend megszervezése, figyelembe véve a résztvevők rangját és a kulturális különbségeket.
- A rendezvény során biztosítani kell, hogy a vendégek protokoll szerinti fogadása, köszöntése és elhelyezése zökkenőmentesen, a protokoll szabályoknak megfelelően történjen.
- Majd az év végi értékelő beszédek és pohárköszöntők előkészítése, azok sorrendjének a protokoll előírások szerinti meghatározása és programba illesztése következik.
- A vezetőség köszöntője vagy pohárköszöntője fontos momentum, hiszen ekkor történik meg az év eredményeinek összegzése, a dolgozók felé a köszönet kifejezése és a jövőbeni célok ismertetése.
- A karácsonyi céges rendezvények egyik meghatározó eleme a különféle díjak, elismerések átadása, mint például „Legjobb dolgozó”, Legeredményesebb csapat”. Ezek a díjak nemcsak motiválnak, de ünneplik is az alkalmazottak eredményeit.
- A szórakoztató programokról sem szabad elfelejtkeznünk, ezek emelhetik a rendezvény hangulatát, mint például a zene, a dekoratív karácsonyi fotófal vagy fotósarok, esetleg különböző csapatépítő játékok.
- A nagykövetségek is gyakran tartanak év végi fogadásokat, amelyekre meghívják a fogadó ország kormányzati és diplomáciai képviselőit, valamint a helyi köz- és üzleti élet meghatározó szereplőit. Ezeken a rendezvényeken a diplomáciai kapcsolatok megerősítése a cél.
3. Ajándékozás lebonyolítása
- Az év vége közeledtével számos helyen szokás a kiemelt partnerek részére kisebb ajándékcsomag átadása.
- Az ajándékok kiválasztásának és beszerzésének koordinálása a protokollosok feladata, ügyelve arra, hogy azok az ajándékozó ország kultúráját tükrözzék, és egyúttal megfeleljenek a protokolláris elvárásoknak is.
- A csomagolás legyen ízléses, alkalomhoz illő, de semmiképpen sem hivalkodó vagy túlzó. Az ajándék árát illik levenni vagy eltakarni, természetesen az ajándék megrongálása nélkül.
- A protokollosok feladata az ajándékok átadásának megszervezése, nagy figyelmet fordítva az időzítésre és a ceremónia részleteire.
- Amennyiben személyesen adjuk át az ajándékot, a megajándékozottnak illik felbontania az ajándékot. Vannak azonban olyan országok is, ahol ez a szokás eltérő.
- A diplomáciában az év végi ajándékozásnak fontos szerepe van. A diplomáciai ajándékok kiválasztása során figyelemmel kell lennünk a két ország közötti viszonyra és a protokolláris előírásokra egyaránt. Az ajándékok gyakran személyre szabottak és céljuk a kölcsönös tisztelet és jó viszony fenntartása.
- A közigazgatási intézményeknél külön szabályok vonatkoznak az ajándékozásra a nemzetközi partnerekkel való kapcsolattartás során. A szóró- és a figyelmességi ajándékok elfogadhatók, ez utóbbiaknál azonban jelentési kötelezettség jelentkezik, és ügyelni kell a lekötelező ajándékok visszautasítására.
4. Kulturális programok szervezése
- A karácsonyi koncertek, kiállítások vagy egyéb társasági események előkészítése és lebonyolítása, amelyek bemutatják az adott ország hagyományait.
- A helyszínek biztosítása, a résztvevők koordinálása és a program részleteinek egyeztetése.
5. Jótékonysági események előkészítése
- A jótékonysági akciók megszervezése, például adománygyűjtések vagy helyi közösségi programok koordinálása szintén a protokollosok feladatai közé tartoznak.
- Számos közigazgatási intézményben szerveznek közös jótékonysági akciót, melynek során különböző karitatív szervezeteket, gyermekvédelmi intézményeket támogatnak.
6. Karácsonyi díszítés megszervezése
- A protokollosok is közreműködnek a nagykövetségek és más diplomáciai épületek díszítésének megtervezése és kivitelezése során, amely tükrözi az ország kultúráját és a karácsonyi hagyományokat.
- Figyelni arra, hogy a dekoráció harmonizáljon a fogadó ország hagyományaival és elvárásaival.
7. Helyi hagyományok tiszteletben tartása
- A fogadó ország karácsonyi eseményein való részvétel előkészítése, például a meghívások elfogadása és a delegációk részvételének koordinálása szintén a protokollosok feladata.
- A helyi szokások megismerése és ezek figyelembe vétele a saját események tervezésénél alapvető elvárás a protokollosok felé.
Mindezek mellett az év végén adminisztratív feladatok is várnak a protokollosokra, ilyenkor kell – különböző szempontok szerint – elkészíteniük a protokoll rendezvényekre vonatkozó statisztikákat és éves beszámolókat, rendszerezniük az események készített fotókat és megtervezniük a következő év elején várható protokolláris eseményeket. Ezek a feladatok természetesen az adott szervezet vagy intézmény belső, specifikus igényei szerint változhatnak.
Egy protokollos számára ezek a feladatok nemcsak precíz szervezési készségeket igényelnek, hanem komoly kulturális érzékenységet is, hogy a karácsonyi időszakban erősítsék a diplomáciai kapcsolatokat és tiszteletben tartsák a résztvevők hagyományait.
Összeállította: Laczkó Rita és Virágh Beáta
